Cualquier mudanza, ya sea nacional o una mudanza internacional, supone una importante decisión en la que conviene no dejar nada al azar para que la situación no se convierta en un verdadero quebradero de cabeza y podamos gestionarla de la mejor manera posible.

De esta forma, cuando una empresa plantea mudarse es clave una planificación previa, analizar todas las posibles variables que ayudarán a que el proceso resulte exitoso, reduciendo costos operativos y optimizando espacios.

Sólo un plan estratégico debidamente diseñado asegurará el éxito en esta instancia decisiva, asegurando que nada se pierda o se dañe en el camino y que el primer día en la nueva oficina, todo esté en su lugar listo para ser usado. Es mucho más que el simple hecho físico de llevar bultos de un lugar a otro. Implica diseñar un plan que evite que la compañía pierda operatividad, coordinando rigurosamente el guardado de documentación, el traslado de equipamiento y la puesta en funcionamiento de servidores y equipos técnicos.office (1)

Asimismo, hay que tener presente que si bien la decisión de trasladar una oficina corporativa se define en los más altos niveles jerárquicos de una organización, todo el operativo posterior normalmente recae en el mando medio, por lo que es importante asegurarse de escoger un responsable que desarrolle el proyecto de forma efectiva y pueda hacer frente a las situaciones de estrés que se puedan presentar.

En este sentido, la empresa de mudanzas deberá designar un coordinador que estará en contacto con el responsable de la empresa, juntos se encargarán de seguir en plan logístico del traslado corporativo en base a las necesidades y requerimientos de la empresa.

Consejos a la hora de realizar la mudanza de una empresa

  1. Evitar el traslado paulatino: En la medida de lo posible hay que tratar de evitar la mudanza gradual, aunque a veces razones operativas obligan a la empresa a realizar el traslado de una forma progresiva. Esto implica períodos de convivencia entre la producción propia de la empresa y gestiones de mudanza, lo cual puede generar problemas en el desarrollo del trabajo diario.
  2. Realizar la mudanza en período no laboral: De esta forma, se persigue que la productividad de la empresa no se resienta durante el traslado. Si se realiza en período laboral todo el proceso puede resultar más problemático y acarrear ciertos desajustes en las tareas diarias de los trabajadores.
  3. Dejar la mudanza a los expertos: Aunque puede resultar recomendable que los trabajadores realicen el embalaje de cierto material de oficina, la asistencia de personal específico acelera el proceso de puesta en marcha de la nueva planta, ya que aportan no sólo experiencia, sino también los medios adecuados para la mudanza de todo tipo de material.
  4. Rotular el material embalado: Esto evita errores y facilita el desembalado y la puesta a disposición en la nueva planta. En el nuevo establecimiento ya debe estar pensado dónde va a ir cada cosa, estudiado y consensuado previamente con el responsable de cada sector.empty
  5. Comunicación eficiente: Programar una comunicación eficiente del proyecto que incida en las razones y beneficios del cambio, anticipe los momentos clave del proceso e involucre a los líderes naturales en el proceso. Así, es conveniente establecer las fechas y plazos concretos del traslado para que todos lo conozcan de antemano. De esta manera, se logrará minimizar ansiedades, reducir los conflictos internos y generar una corriente positiva que favorezca el proceso de cambio.
  6. Facilitar el plano de las nuevas instalaciones: Si los trabajadores conocen, antes del traslado de la empresa, cómo será la organización de las nuevas instalaciones a través de los planos, todo resultará más fácil y sencillo a la hora de ubicarse en los nuevos puestos de trabajo.
  7. Organizar el nuevo espacio: Incrementar los espacios para la interacción entre los empleados. Espacios multifuncionales que generen un buen ambiente de trabajo y aumenten la productividad. Por eso, es necesario un análisis muy cauteloso del tipo de actividad que va a desarrollarse, el flujo de trabajo, la imagen corporativa y el perfil de los colaboradores para definir la forma óptima en que se va a modelar el ambiente de trabajo.

Pasos para la mudanza de una empresa

El orden y una correcta organización son las claves para que la mudanza de una empresa no sea una experiencia traumática. Además, es conveniente seguir los pasos que se detallan a a continuación:

  1. Calcular el espacio que se necesitará: Hay que tener en cuenta que cada planta de oficinas tiene distintos rendimientos de acuerdo a su geometría, cantidad de columnas, modulación, instalaciones y perímetro de ventana, entre otras variables. En definitiva, cada metro cuadrado puede ser mucho más rentable en una alternativa que en otra, sin sacrificar comodidad. Es altamente recomendable realizar un estudio de cabida en cada posible ubicación. El nuevo espacio de trabajo debería ser útil por varios años, de manera que no hay que olvidar incorporar la variable de crecimiento a la estimación de superficie.
  2. Elegir el lugar donde se ubicará la empresa: Es buena opción incorporar a los criterios de evaluación de la compañía, a la hora de decidir la locación, variables como la ubicación de los clientes, el lugar de vivienda de los empleados, la ubicación de los proveedores, servicios con que cuenta la zona, medios de transporte, etc. En cuanto al edificio, es importante ponderar la cantidad de estacionamientos, la seguridad de la zona y la imagen que aportará a la empresa.office-1463743-640x480
  3. Conseguir un presupuesto para la mudanza: Ponerse en contacto con varias empresas de mudanzas nos ayudará a tener una visión general del coste que puede suponer el traslado de la empresa, el cual variará fundamentalmente en función del volumen de material a trasladar, del medio de transporte escogido y de la distancia de la nueva ubicación. La mejor opción es decantarse por empresas con experiencia y que cuenten con buenas valoraciones entre sus anteriores clientes.
  4. Embalar el material: Es recomendable que cada empleado embale en cajas sus efectos personales, la empresa de mudanzas proporcionará etiquetas identificativas para marcar las cajas de cada empleado y situarlas en el nuevo destino de acuerdo a los planos de ubicación. Del resto del material de la oficina, la propia compañía de mudanzas se encarga de su gestión, ya que tienen que estudiar el espacio para realizar la movilidad de máquinas y mobiliario sin que se generen daños o roturas.
  5. Comunicar el cambio de ubicación: Es importante inscribir el cambio del domicilio social e impositivo y comunicar el cambio a otros organismos con los que la empresa pueda interactuar, así como a bancos, proveedores y clientes. Esto es clave para poder recibir cualquier tipo de notificación, pedido o comunicación.

Cuánto cuesta y cuánto tarda la mudanza de una empresa

Lo que más preocupa a las compañías que se enfrentan a una mudanza es cómo lograr cuantificar de antemano el coste de dinero que implicará todo el proceso. Conocer anticipadamente la cifra a invertir es fundamental para las empresas, ya que trabajan con presupuestos asignados y ese valor es una información imprescindible a la hora de tomar una decisión de mudanza donde están involucradas sumas importantes.

oficinaOtro factor fundamental para una compañía involucrada en una mudanza es poder anticipar con certeza el tiempo total que demandará el proceso y la fecha precisa de la mudanza. Este dato va a permitir planificar adecuadamente las etapas del traslado, evitando pérdidas en la productividad.

La logística de la mudanza tiene muchas variables a considerar. A la hora de planificar el cronograma, no hay que olvidar los tiempos que suele demandar la firma de los contratos tanto de locación, como los de obra y servicios profesionales.

En definitiva, el cambio de oficina es el momento ideal para incorporar cambios en los usos y costumbres en la organización. No hay que dejar pasar la oportunidad de repensar el modo en que trabaja la compañía e incorporar estos nuevos criterios a la conceptualización del espacio de trabajo.

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